La Base de Datos de Gestión de Configuración (CMDB) es utilizada como el repositorio central de los activos de una empresa. A través de esta herramienta, es posible conocer las condiciones de los activos dentro de la infraestructura corporativa, gracias a que permite registrar toda la información posible acerca del ciclo de vida de cada uno de los elementos de configuración, es decir, de cada objeto inventariado que haga parte de la organización.

Esta solución permite establecer las relaciones entre los activos y las funciones que éstos realizan. También, facilita la asociación entre diferentes CIs, sus componentes y  sus respectivos usuarios o responsables. Así, la infraestructura en su totalidad estará debidamente relacionada con información actualizada y si lo desea, clasificada de forma jerárquica.

No obstante, no todos los repositorios son CMDB. De acuerdo con un informe de Gartner, la CMDB es una base de datos particular que debe cumplir cuatro funciones indispensables que diferencian esta herramienta de otras.

1. La unificación asegura que los datos sean agrupados, previniendo la duplicación de los CIs y permitiendo la asociación de CIs de diferentes fuentes.
2. La representación gráfica de la distribución de las relaciones del mismo nivel y la visualización jerárquica de los CIs, proporciona la facilidad de realizar un análisis global de la infraestructura informática.
3. La sincronización permite compartir la misma información mediante los sistemas integrados.
4. Finalmente en la CMDB, los controles de acceso necesitan ser dirigidos de forma diferente a otras herramientas de administración. Estos garantizan una adecuada gestión de cambios hechos al esquema y el acceso es monitoreado en cada nivel del CI.

Las soluciones comercializadas como CMDBs que no tienen estas cuatro fundamentales características, requieren de recursos humanos significativos para construirlos.

Según Gartner, la principal razón para tener una CMDB usualmente está ligada a los proyectos de alta gestión, como el monitoreo de seguridad, la administración de cambios, los procesos de reestructuración (por ejemplo, ITIL) y la optimización del estado de los CIs críticos para la compañía.